Шаблоны Microsoft Word
Шаблон Word содержит ту же информацию, что и обычный документ. Однако, один раз образованный, он позволяет быстро создавать новые, аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на их оформление и форматирование. Можно изменять имеющиеся шаблоны и создавать свои собственные. В отличие от файлов документов, файлы шаблонов имеют расширение DOT.
В Word по умолчанию установлено несколько десятков готовых шаблонов. Они предназначены для быстрого оформления наиболее употребительных документов, таких как письма, факсы, отчеты, заметки, резюме и даже веб-страницы. Готовых шаблонов для составления бизнес-плана или хотя бы отдельных его разделов пока нет (по крайней мере, в локализованных, русскоязычных версиях программы). Однако ничто не мешает создавать
их самостоятельно. Все новые документы в Word создаются не на пустом листе, как это может показаться, а на базе шаблона Normal (Обычный). Чтобы выбрать его, необходимо выполнить команду Файл ► Создать (не путать с кнопкой Создать файл (по умолчанию), расположенной на панели инструментов; при ее нажатии откроется новый документ). Справа появится область задач Создание документа, в которой можно выполнить следующие действия:
— создать новый документ;
— выбрать шаблон для обычного документа, электронного письма или веб-страницы;
— создать новый документ на основе уже существующего;
— создать документ на основе подготовленных шаблонов, находящихся на компьютере или в Интернете, и др.
При щелчке на ссылке На моем компьютере открывается окно Шаблоны. Здесь перечислены все доступные шаблоны: для служебных и личных писем, факсов, отчетов, диссертаций, публикаций, записок, повесток, резюме и т. д. Они сгруппированы на вкладках по функциональности: Общие, Другие документы, Записки, Отчеты, Письма и факсы, Публикации и Слияние. Шаблона для бизнес-плана, как упоминалось, к сожалению, нет.
Как уже упоминалось, по умолчанию новый документ в Word создастся на основе шаблона Normal. Он является универсальным для любых типов документов и характеризуется следующими параметрами: страницы документа имеют книжную ориентацию и размер, соответствующий формату А4 (210 х 297 мм); размер верхнего и нижнего полей страницы равен 2 см; для основного текста назначен шрифт Times New Roman и т. д. Однако даже если вы начали создавать документ в шаблоне Normal, вы в любой момент можете добавить другие элементы форматирования, просто подключив другой шаблон. Для этого выполните команду Сервис ► Шаблоны и надстройки и в списке Общие шаблоны и надстройки установите флажок рядом с предназначенным для загрузки шаблоном. Если нужный шаблон отсутствует в диалоговом окне, нажмите кнопку Добавить, найдите и выберите требуемый шаблон, щелкнув на нем кнопкой мыши. После загрузки характеристики этого шаблона доступны в любом другом документе до окончания текущего сеанса работы с Word.
По умолчанию все шаблоны хранятся в папке Шаблоны. Их можно использовать в изначальном виде, модифицировать или брать за основу при разработке новых шаблонов. Рассмотрим наиболее популярные из них.
На вкладке Общие окна Шаблоны хранятся самые простые шаблоны: шаблон по умолчанию, шаблон для создания электронного письма, веб-страницы и др.
Вкладка Другие документы содержит следующие шаблоны: Изысканное резюме, Стандартное резюме, Мастер календарей, Мастер повесток и др. На вкладке Записки можно найти шаблоны для создания различного рода записок, а на вкладке Отчеты — формы для создания отчетов. Письма и факсы — шаблоны этой вкладки содержат заготовки для официальных и неофициальных писем на любой вкус. В том числе и такие, как Изысканный факс и Изысканное письмо, в которых подробно указывают в удобном виде максимум сведений. Вкладка Публикации содержит формы для формирования следующих документов: Брошюра, Диссертация, Руководство и Справочник.
На вкладке Слияние расположены шаблоны слияния, которые позволяют создавать бланки с полями; они заполняются автоматически при присоединении списка (Изысканное составное письмо, Изысканный составной факс, Простое составное письмо, Стандартный составной факс и др.). Как сделать собственный шаблон? Существуют три основных способа.
1. На основе существующего шаблона.
2. Путем модификации существующего шаблона.
3. Создать совершенно новый шаблон.
Если ни один из стандартных шаблонов Word не удовлетворяет требованиям пользователя, следует разработать новый. В процессе создания можно:
□ вставить в шаблон тексты и иллюстрации;
□ определить способ размещения частей шаблона на странице;
□ изменить оформление символов;
□ создать и модифицировать стили оформления, макрокоманды и элементы автотекста;
□ вставить в документ гипертекстовые ссылки.
После создания (изменения) шаблон документа следует сохранить с помощью команды Файл ► Сохранить как. Разумеется, при этом нужно не только задать имя файла, но и выбрать из списка соответствующий тип документа: Шаблон документа. Шаблоны не обязательно создавать заново, их можно связывать. Как уже говорилось, если другой шаблон не выбран, при создании нового документа по умолчанию используется Normal. Чтобы активизировать другой шаблон и использовать содержащиеся в нем стили форматирования, необходимо выполнить следующие действия.
1. Открыть нужный документ, выполнив команду Файл ► Открыть.
2. В меню Сервис выбрать команду Шаблоны и надстройки.
3. В поле Шаблон документа диалогового окна Шаблоны и надстройки указать имя нужного шаблона.
4. Если нужный шаблон находится в другой папке или на другом диске, нажать кнопку Присоединить и в открывшемся диалоговом окне Присоединение шаблона выбрать нужный пункт.
5. Подтвердить выбор с помощью кнопки Открыть. При назначении шаблона документу внешний вид текста остается прежним, однако изменения могут появиться в элементах автотекста, в строке меню или на панелях инструментов.
Пункт Шаблоны и надстройки меню Сервис позволяет определить, какой шаблон присоединен к данному документу. Его имя отображено в поле Шаблон документа диалогового окна Шаблоны и надстройки. Поскольку способов выбора шаблона несколько, существует определенная последовательность, или иерархия, шаблонов. Каждый документ основан на некотором шаблоне, выбираемом в момент его создания. Доступными шаблонами являются общие, шаблоны пользователя и рабочей группы. Их расположением можно управлять с помощью вкладки Расположение диалогового окна Параметры (меню Сервис). Но умолчанию используется общий шаблон Normal. Однако к документу, основанному на одном шаблоне, можно присоединить другой (в окне Шаблоны и надстройки выполните описанные выше действия). Можно загружать дополнительно произвольные шаблоны из произвольных папок — это также определенным образом будет влиять на поведение документа. Многочисленные шаблоны вполне могут иметь одинаковое название (поскольку их можно размещать в разных папках), но различаться элементами
стиля, автотекста, макросами и т. д. Возникает вопрос, а каковы приоритеты, например, при поиске?
Word последовательно просматривает шаблоны, пока не найдет нужный элемент, в следующем порядке:
□ сам документ;
□ шаблон, назначаемый документу;
□ Normal;
□ общие загруженные шаблоны н алфавитном порядке.
Таким образом, имеется очень гибкая система, которая позволяет проводить тонкую настройку. Один и тот же документ может выглядеть совершенно по-разному в зависимости от того, как именно устроена иерархия шаблонов в данный момент. Напоминаю, что загруженными являются те шаблоны, для которых установлен флажок в списке Общие шаблоны и надстройки диалогового окна Шаблоны и надстройки. Те шаблоны, для которых этот флажок снят, хотя и присутствуют в списке, при поиске элементов не учитываются. Написание бизнес-планов станет проще и эффективнее, если создать шаблон и работать на его основе.
